Businesscase

Een businesscase of een haalbaarheidsstudie is een projectmanagement-term waarin de zakelijke afweging om een project of taak te beginnen beschreven wordt. In de businesscase worden de kosten tegen de baten afgewogen, rekening houdend met de risico's. Vaak wordt aan de hand van de businesscase besloten om wel of niet te starten en/of verder te gaan met een project.

Soorten

Businesscases variëren van veelomvattend en zeer gestructureerd, zoals is vereist voor formele projectmanagementmethodologieën, tot informeel en bondig. Additionele informatie in formele businesscases kan zijn de achtergrond van het project, de verwachte voordelen voor de organisatie, de mogelijke opties die te overwegen zijn (met redenen voor afwijzing of acceptatie), de verwachte kosten van het project, een gap analysis en de verwachte risico's. Niets doen moet ook als optie worden onderzocht, inclusief de kosten en risico's van inactiviteit. De rechtvaardiging van een project zal namelijk worden afgeleid van al deze informatie.

Een businesscase is geen statisch document. Gedurende de gehele levensduur van een project moet de businesscase actueel en valide gehouden worden. Deze actualisering zal meestal plaatsvinden bij de faseovergangen van een project. De actualisering dient ervoor om te zorgen dat:

Het resultaat van een herziening kan het einde of wijziging van het project betekenen. De businesscase kan ook onderhevig zijn aan verandering, als een herziening aantoont dat bedrijfsvoering die het betreft is afgezwakt of gewijzigd. Dit zal de betrokkenen in een project wakker schudden en de zaken in een groter perspectief doen beschouwen.

Formele businesscases

Formele businesscases worden getoetst om zeker te zijn dat:

Doelstellingen

Het businesscase-proces garandeert dat:

Eigenschappen

Het businesscase-proces heeft de volgende eigenschappen:

Bestaansredenen

De bestaansredenen van een formeel businesscase-proces zijn dat het:

Het ontwikkelen van een businesscase

Een businesscase kun je zien als een voorstel aan een organisatie om een investering te doen. Het ontwikkelen van een businesscase is dan ook in de eerste plaats het ontwikkelen van draagvlak voor een investeringsbesluit. Een zorgvuldig proces met de juiste belanghebbenden is hierbij doorgaans belangrijker dan de vorm van het eindproduct.

Onderdelen

Een businesscase zal enkele of alle van de volgende types van informatie moeten bevatten (afhankelijk van de omvang, timing, schaal en beschikbaarheid van de informatie):

(Bovenstaande opsomming is uit het Engels vertaald en is vatbaar voor verbetering of dient in overeenstemming met de Engelse versie verbeterd te worden.)

Overheid

Een business case is gericht op de kosten en baten op (uiteindelijk) één begroting. Bij overheidsprojecten komt het vaak voor dat een investering ten koste van één partij baten oplevert bij andere partijen. Men spreekt daar van een maatschappelijke kosten-batenanalyse (MKBA). In een kosten-batenanalyse kunnen financiële en niet-financiële kosten en baten opgenomen worden. In 2015 heeft het Ministerie van Financiën een handleiding uitgegeven voor het opstellen van een business case in de publieke sector.